Private Nutzung

So wird der Dienstwagen nicht zur Steuerfalle

von Niklas Hoyer

Viele Angestellte schätzen einen Dienstwagen. Die fällige Steuer für die Privatnutzung kann die Freude allerdings trüben. Das muss nicht sein. Die besten Steuertipps - auch für E-Autos.

Wer einen Dienstwagen privat nutzt, kann in vielen Fällen Steuern sparen.

Quelle: imago

Dienstwagen gehören für viele Angestellte zu einem attraktiven Job dazu. Meist dürfen sie diese nicht nur für berufliche Fahrten nutzen, sondern auch für private Fahrten und die Wege zur Arbeit. Dafür allerdings zahlen die Angestellten in der Regel Steuer. Das Finanzamt sieht in der Privatnutzung einen "geldwerten Vorteil". Die Steuer führt der Arbeitgeber direkt ab. Weil der geldwerte Vorteil als Teil des Bruttogehalts gesehen wird, können darauf neben der Steuer auch Sozialabgaben anfallen.

Der geldwerte Vorteil kann pauschal mit der Ein-Prozent-Methode errechnet werden oder mit einem Fahrtenbuch für den tatsächlich privat gefahrenen Anteil. Nach der Ein-Prozent-Methode muss monatlich ein Prozent des Bruttolistenneupreises versteuert werden. Bei Pendlern kommen 0,03 Prozent pro Kilometer der einfachen Entfernung zur Arbeitsstätte hinzu. Ein Fahrtenbuch hingegen erlaubt es, die Gesamtkosten auf den beruflichen und privaten Anteil aufzuteilen. Nur der private Anteil der Gesamtkosten wird dann als geldwerter Vorteil beim Angestellten berücksichtigt. Ein Fahrtenbuch lohnt sich, wenn der private Fahranteil relativ gering ist. Faustregel: Ab etwa 30 Prozent privatem Nutzungsanteil ist die pauschale Ein-Prozent-Methode attraktiver. Bei einem niedrigeren privaten Anteil ist die Steuer mit Fahrtenbuch günstiger.

Arbeitnehmer sollten die gewünschte Steuermethode (Ein-Prozent-Verfahren oder Fahrtenbuch) vor Jahresbeginn mit ihrem Arbeitgeber abstimmen. Zeigt sich zum Schluss, dass doch die andere Methode günstiger gewesen wäre, können sie bei der Steuererklärung aber noch wechseln. Wurde also pauschal nach Ein-Prozent-Methode versteuert, können sie einen geringeren geldwerten Vorteil aus der Privatnutzung dann mit ihrem Fahrtenbuch nachweisen. Das aber geht natürlich nur, wenn sie ein solches auch geführt haben.

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Privatnutzung wird unterstellt

Zu den Gesamtkosten des Dienstwagens zählen alle Ausgaben, die der Arbeitgeber getragen hat: entweder die Abschreibung auf den Fahrzeugwert oder die gezahlte Leasingrate, sowie die laufenden Kosten wie Benzinkosten, Reparaturausgaben, Kfz-Steuer und Versicherungsbeiträge. Meist sind Abschreibung oder Leasingrate die höchsten Posten. Die Abschreibung erfolgt bei Neuwagen linear über sechs Jahre. Jedes Jahr werden also rund 17 Prozent abgeschrieben. Gebrauchtwagen werden - je nach Einzelfall - mit anderen Sätzen abgeschrieben.

Streit gibt es häufig darum, ob Dienstwagen überhaupt privat genutzt werden. In aller Regel geht das Finanzamt von einer solchen Privatnutzung aus, wenn diese nicht komplett ausgeschlossen ist. Ist die Privatnutzung ausdrücklich untersagt, darf das Finanzamt eine solche aber nicht einfach unterstellen, selbst wenn das Unternehmen die tatsächliche Nutzung nicht überwacht (Bundesfinanzhof, BFH, VI R 42/12). In anderen Fällen, also ohne ausdrückliches Privatnutzungsverbot, wird das Finanzamt meist eine Privatnutzung annehmen. Allein die Tatsache, dass der Arbeitnehmer noch ein anderes, privates Auto hat, reicht als Gegenbeweis nicht aus. Dem Finanzamt genügt meist schon die Möglichkeit einer Privatnutzung zur Annahme eines geldwerten Vorteils.

Ausnahmen kann es im Einzelfall geben: Finanzämtern wurde bereits vorgeschrieben, nicht von einer Privatnutzung ausgehen, wenn dem Fahrer ein „in Status und Gebrauchswert“ gleichwertiges Auto privat zur Verfügung steht (BFH, VIII R 42/09). Diese Ausnahme wird aber vor allem bei Freiberuflern akzeptiert, seltener bei Angestellten. Das Finanzgericht Düsseldorf stellte auch einen Angestellten von der Steuerpflicht frei, wenn die Privatnutzung objektiv nicht möglich ist. In diesem Fall durfte ein Angestellter nach einem Schlaganfall laut Arztattest nicht Auto fahren (10 K 1932/16 E).

Mitunter sorgt auch das Fahrtenbuch selbst für Ärger. Die Eintragungen müssen unveränderlich sein, also zum Beispiel in einem gebundenen Notizbuch. Dienstwagenfahrer müssen am besten zeitnah nach ihren Fahrten die wichtigen Daten für jede Fahrt notieren:

- Datum und Kilometerstand zu Beginn und zum Schluss der Fahrt

- bei beruflichen Fahrten Reiseziel und bei Umwegen die Reiseroute sowie der Zweck der Fahrt, zum Beispiel der Name des besuchten Geschäftspartners

- bei privaten Fahrten die Kilometerangaben mit der Angabe „Privatfahrt“

- bei Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte ein kurzer Vermerk

Erst am Jahresende alle Fahrten nachzutragen, ist nicht erlaubt. Es reicht auch nicht, einen bestimmten, typischen Zeitraum abzubilden und diesen dann auf das Gesamtjahr zu übertragen. Digitale Fahrtenbuchvarianten sind zulässig, sofern sie nachträgliche Änderungen ausschließen. Eine simple Excel-Datei reicht also nicht.

Ein Angestellter, der einen Maserati als Dienstwagen auch privat nutzen durfte, bekam mit seinem Fahrtenbuch Ärger. Dem Finanzamt fiel auf, dass sein verwendetes Formularbuch zum Zeitpunkt der angeblichen Privatfahrten noch gar nicht im Handel erhältlich war. Damit war offenkundig, dass er die Fahrten nachträglich eingetragen hatte. Zudem war der Wagen in den genannten Zeiträumen teils in der Werkstatt gewesen, zeigen Reparaturrechnungen. Die Angaben im Fahrtenbuch konnten also nicht richtig sein. Der Angestellte musste die Privatfahrten daher pauschal mit der Ein-Prozent-Methode versteuern (Finanzgericht Rheinland-Pfalz, 5 K 1391/15). Da der Maserati zum Bruttolistenneupreis immerhin 116.000 Euro gekostet hatte, lag der ermittelte geldwerte Vorteil bei über 10.000 Euro im Jahr. Immerhin profitierte der Maserati-Fahrer von einer steuerlichen Spezialregel: Liegt der pauschal ermittelte geldwerte Vorteil oberhalb der tatsächlich vom Arbeitgeber getragenen Kosten, werden maximal diese tatsächlichen Kosten besteuert. Diese Regel nennt sich Kostendeckelung.

Steuer-Sparmodell Leasing

Auf dieser Regel basiert auch ein spezielles Steuer-Sparmodell mit Leasing-Dienstwagen. Infrage kommt es für Freiberufler, die eine vereinfachte Buchhaltung nutzen: die Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Diese Form der Buchhaltung können Betriebe mit unter 600.000 Euro Jahresumsatz und unter 60.000 Euro Gewinn im Jahr nutzen. Das Modell funktioniert so: Die Betriebe zahlen zu Beginn des Leasings eine hohe Sonderzahlung (durchaus 30 Prozent des Autowertes), die sie sofort in voller Höhe als Betriebsausgabe geltend machen können. Dafür darf die Laufzeit des Leasingvertrags allerdings maximal fünf Jahre betragen, der Anteil der betrieblichen Nutzung des Firmenwagens muss dauerhaft über zehn Prozent liegen. Die Steuerlast des Betriebs im ersten Jahr sinkt damit deutlich. In den Folgejahren ist die Steuer dafür etwas höher als ohne die Sonderzahlung, weil nur geringere Leasingraten anfallen. Betriebe mit umfassender Bilanzierung dürfen die Sonderzahlung nicht sofort voll absetzen. Sie können das Sparmodell daher nicht nutzen.

Das Steuer-Sparmodell hat noch einen zweiten Vorteil: Nach der hohen Sonderzahlung zu Beginn, fallen in den Folgejahren wie erwähnt geringere Leasingraten an. Und damit muss auch weniger als geldwerter Vorteil für die Privatnutzung versteuert werden. Das gilt, wenn die tatsächlichen Gesamtkosten, die der Betrieb tragen muss, unter dem pauschal mit Ein-Prozent-Methode ermitteltem geldwerten Vorteil liegen. Auch hier würden dann nur die tatsächlichen Kosten steuerlich angesetzt. Dies kann durchaus mehrere Tausend Euro Steuerersparnis bringen.

Allerdings kämpft die Finanzverwaltung derzeit gegen das Modell. Speziell in Rheinland-Pfalz sollen einzelne Finanzämter bei der Berechnung der Kostendeckelung die Sonderzahlung auf die Laufzeit des Leasingvertrags verteilen und sie nicht komplett zu Beginn berücksichtigen. Damit würde zwar der anfängliche Steuervorteil durch den Sofortabzug bleiben. Der laufende Steuervorteil durch die niedrigere Steuer auf Privatfahrten würde hingegen entfallen. Die Oberfinanzdirektion Karlsruhe informierte laut der Zeitschrift "Steuertip" über einen Beschluss auf Bundesebene, eine Leasingsonderzahlung im Rahmen der Kostendeckelung periodengerecht über die Laufzeit zu verteilen und nicht mehr komplett zu Beginn anzusetzen. Andreas Islinger, Steuerberater bei Ecovis in München, sieht für diese Vorgehensweise allerdings keine gesetzliche Grundlage. Abschließend dürften wohl erst Finanzgerichte und der Bundesfinanzhof entscheiden, ob das Sparmodell zulässig ist.

Islinger sieht aber die Gefahr, dass die Kostendeckelung insgesamt auf dem Prüfstand steht. Kürzlich entschied der Bundesfinanzhof, dass diese Praxis der Finanzämter – also die Begrenzung des geldwerten Vorteils auf maximal die vollen tatsächlichen Gesamtkosten - verfassungsrechtlich nicht geboten sei (X R 28/15). Schließlich bestünde über ein Fahrtenbuch die Möglichkeit, die tatsächlich privat entstandenen Kosten nachzuweisen und nur auf diese Steuern als geldwerter Vorteil zu zahlen. Das reiche aus. „Dieses Urteil könnte die Finanzverwaltung als Anlass nehmen, die Kostendeckelung sterben zu lassen“, sagt Islinger. In diesem Fall würde wohl das Bundesfinanzministerium zeitnah ein Schreiben zu dem Sachverhalt veröffentlichen. Bislang steht das noch aus.

Weniger Steuer bei E-Autos

Eine besondere Regelung greift auch bei E-Autos, die als Dienstwagen privat genutzt werden. Bislang gilt hier, dass der Bruttolistenneupreis bei der Steuerberechnung je nach Batteriekapazität gemindert wird. Je größer die Batteriekapazität, desto weniger wird steuerlich angesetzt. Dieses Jahr sinkt der angesetzte Preis so um 250 Euro je Kilowattstunde, maximal um 7500 Euro. Beide Werte sinken Jahr für Jahr. Die fällige Steuer wird erst auf den Listenpreis nach Abzug des Minderungsbetrags berechnet.

Künftig soll anders besteuert werden. Bei von 2019 bis 2021 angeschafften rein elektrisch oder teilweise elektrisch angetriebenen (Hybrid-)Fahrzeugen soll nur noch der halbe Bruttolistenneupreis zählen. Der Minderungsbetrag nach Batteriekapazität fällt im Gegenzug weg. Diesem Plan muss nur noch der Bundesrat zustimmen.

Diese neue Regel ist deutlich attraktiver: Beim Renault Zoe - dem meist verkauften E-Auto in Deutschland - in der Grundausstattung müssten nach Ein-Prozent-Methode und bei zehn Kilometern Entfernung zur Arbeit 2019 nur 210 statt 330 Euro im Monat versteuert werden. Zum Spitzensteuersatz und inklusive Soli entspricht das 36 Prozent Ersparnis, knapp 640 Euro im Jahr. Auch die Abgaben für Nutzer eines Fahrtenbuchs sinken. Die jährliche Abnutzung wird künftig nur auf den halben Bruttolistenneupreis berechnet. Der Vorteil durch das neue Modell werde von Jahr zu Jahr noch steigen, sagt Heike Bathke, Steuerberaterin bei Deloitte. Denn der beim alten Modell angesetzte Minderungsbetrag je nach Batteriekapazität sinkt bis 2022 und fällt dann ganz weg, sodass die Steuerlast hier stetig steigt.

Wie bedeutsam die steuerliche Änderung ist, zeigen die Reaktionen aus der Autobranche. "Eine solche steuerliche Förderung würde der Elektromobilität einen richtigen Schub bringen", sagte VW-Chef Herbert Diess jüngst dem Handelsblatt. Er unterstrich allgemein: "Dass wir in Deutschland Weltmarktführer bei Premiumautos geworden sind, ist unter anderem in der steuerlichen Förderung von Dienstwagen begründet."

E-Auto-Kauf auf 2019 verschieben

Sollte die steuerliche Änderung aber - wie geplant - erst für Anschaffungen von 2019 an gelten, könnten Unternehmen die Anschaffung von E-Autos ins kommende Jahr verschieben. Immerhin stehen Unternehmen gemäß der aktuellen Statistik zur Kaufprämie für E-Autos (Umweltbonus) für gut jeden zweiten E-Auto-Kauf. Im Einzelfall könnten Unternehmer aber auch versuchen, die Regelung zu umgehen: So könnte ein privat gekauftes E-Auto erst im kommenden Jahr ins Betriebsvermögen des Unternehmens eingebracht werden, um dann vom neuen Steuervorteil zu profitieren. "Das würde voraussetzen, dass das Auto im Jahr der privaten Anschaffung 2018 nicht betrieblich genutzt wird", sagt Steuerberaterin Bathke von Deloitte. Beim Unternehmen selbst würde das E-Auto dann erst 2019 als angeschafft gelten, denn hier wird auf den Zeitpunkt der Übergabe abgestellt. Da die Regelung für alle 2019 angeschafften E-Autos gelten soll, müsste die Bedingung in diesem Fall theoretisch erfüllt sein. Ob dies tatsächlich möglich ist, sei aus dem Gesetzentwurf derzeit aber nicht ersichtlich, so Bathke.

Für E-Bikes, die Arbeitgeber ihren Angestellten überlassen, soll die neue Art der Besteuerung übrigens nach aktuellem Stand nicht gelten. Sie profitieren damit nicht von der Halbierung des Listenpreises.